收藏！外貿(mào)單證全流程與風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警！下面跟著瀚而普進(jìn)口外貿(mào)代理小編一起來(lái)看看吧!更多進(jìn)口外貿(mào)代理歡迎來(lái)電咨詢瀚而普上海外貿(mào)進(jìn)出口公司，服務(wù)熱線：021-35383360

外貿(mào)單證是外貿(mào)交易中不可或缺的重要環(huán)節(jié)，熟練掌握外貿(mào)單證的流程，才有助于保障外貿(mào)交易的安全、順利進(jìn)行。本文將介紹外貿(mào)單證的完整流程以及5個(gè)風(fēng)險(xiǎn)防范建議，希望對(duì)正在做外貿(mào)行業(yè)的朋友能夠有所幫助。

外貿(mào)單證流程

1．客戶詢盤：一般在客戶下Purchase Order （一般簡(jiǎn)稱為PO）之前，都會(huì)有相關(guān)的Order Inquiry給業(yè)務(wù)部，做一些細(xì)節(jié)上的了解。

2．報(bào)價(jià)：業(yè)務(wù)部及時(shí)回復(fù)客人詢盤，確定貨物品名，型號(hào)，生產(chǎn)廠家，數(shù)量，交貨期，付款方式，包裝規(guī)格及柜型等，制作成正式報(bào)價(jià)單Quotation給客戶。報(bào)價(jià)單需要用你司抬頭以及注明客戶信息，也別忘了注明報(bào)價(jià)的有效期。因?yàn)閰R率和原料價(jià)格的波動(dòng)，報(bào)價(jià)可能視情況進(jìn)行調(diào)整，因此注明報(bào)價(jià)有效期為以后調(diào)價(jià)做好鋪墊。

3．接收訂單：經(jīng)過(guò)洽談，客戶確認(rèn)報(bào)價(jià)后會(huì)發(fā)送訂購(gòu)單Purchase Order給業(yè)務(wù)員，并要求業(yè)務(wù)員制作形式發(fā)票Proforma Invoice（一般簡(jiǎn)稱為PI）。業(yè)務(wù)員制作完P(guān)I，發(fā)給客戶確認(rèn)。

4．準(zhǔn)備生產(chǎn)訂單：得到客人的訂單確認(rèn)后，開(kāi)始準(zhǔn)備給工廠下單。

5．業(yè)務(wù)審批：按照一般的公司流程，業(yè)務(wù)部收到訂單后，制成訂單明細(xì)，連同客戶訂單復(fù)印件一起交由管理人員審批后再交給部門跟單員跟進(jìn)，沒(méi)有跟單員的公司，業(yè)務(wù)員自行跟進(jìn)。

6．下達(dá)生產(chǎn)通知

業(yè)務(wù)部在確定交貨期后，滿足下列情況可下達(dá)生產(chǎn)通知,通知工廠按時(shí)生產(chǎn)：

6.1：如果是L/C付款的客戶，通常是在交貨期前1個(gè)月確認(rèn)L/C已經(jīng)收到，然后業(yè)務(wù)員和單證員分別審查信用證，檢查是否存在錯(cuò)誤，交貨期能否保障及其它可能的問(wèn)題，如有問(wèn)題應(yīng)立即請(qǐng)客人改證。

6.2：如果是T/T付款的客戶，要確認(rèn)定金已經(jīng)到賬。        

6.3：如果是放帳客戶，或通過(guò)銀行D/A等方式收匯等，需經(jīng)理確認(rèn)。

7．驗(yàn)貨

7.1：在交貨期前一周，要通知驗(yàn)貨員驗(yàn)貨。

7.2：如果客人要自己或指定驗(yàn)貨人員來(lái)驗(yàn)貨的，要在交貨期一周前，約客戶查貨并將查貨日期告知計(jì)劃部。

7.3：如果客人指定由第三方驗(yàn)貨公司或公正行等驗(yàn)貨的，要在交貨期兩周前與驗(yàn)貨公司聯(lián)系，預(yù)約驗(yàn)貨時(shí)間，確保在交貨期前安排好時(shí)間。確定后將驗(yàn)貨時(shí)間通知工廠。

8．制備基本文件。根據(jù)工廠提供的裝箱資料，制作出口合同，出口商業(yè)發(fā)票，裝箱單等文件（一般由業(yè)務(wù)跟單員制作，交給單證員）。

9．商檢：如果是國(guó)家法定商檢產(chǎn)品，在給工廠下訂單時(shí)要說(shuō)明商檢要求，并提供出口合同，發(fā)票等商檢所需資料。而且要告訴工廠將來(lái)產(chǎn)品的出口口岸，便于工廠辦理商檢。應(yīng)在發(fā)貨一周之前拿到商檢換證憑單/條。

10．租船訂倉(cāng)

10.1．如果給客戶的報(bào)價(jià)是基于FOB條款，通常客人會(huì)指定貨代。盡早與貨代聯(lián)系，了解將要安排的出口口岸，船期等情況，確認(rèn)工廠的交貨能否早于開(kāi)船期至少一周以前，以及船期能否達(dá)到客人要求的交貨期。應(yīng)在交貨期兩周之前向貨運(yùn)公司發(fā)出書(shū)面定倉(cāng)通知（SHIPPING ORDER，簡(jiǎn)稱SO），通常在開(kāi)船一周前可拿到定倉(cāng)紙。

10.2．如果是由賣方支付運(yùn)費(fèi)，應(yīng)盡早向貨運(yùn)公司或船公司咨詢船期，運(yùn)價(jià)，開(kāi)船口岸等。經(jīng)比較選擇價(jià)格優(yōu)惠信譽(yù)好船期合適的船公司，并通告給客人。如客人不同意要另選客人認(rèn)可的船公司。開(kāi)船前兩周書(shū)面定倉(cāng)，程序同上。

10.3．如果貨物不夠一個(gè)小柜需走散貨時(shí)，向貨代公司定散貨倉(cāng)位。拿到入倉(cāng)紙時(shí)，還要了解截關(guān)時(shí)間，入倉(cāng)報(bào)關(guān)要求等內(nèi)容。

11．安排拖柜

11.1．貨物做好并驗(yàn)貨通過(guò)后，委托拖車公司提柜，裝柜。拖車公司應(yīng)選擇安全可靠，價(jià)格合理的公司簽定協(xié)議長(zhǎng)期合作，以確保安全及準(zhǔn)時(shí)。要給拖車公司提供以下資料：定倉(cāng)確認(rèn)書(shū)/放柜紙，船公司，定倉(cāng)號(hào)，拖柜委托書(shū)，注明裝柜時(shí)間，柜型及數(shù)量，裝柜地址，報(bào)關(guān)行，及裝船口岸等。如果有驗(yàn)貨公司看裝柜，要專門聲明不能晚到。并要求回傳一份上柜資料，列明柜號(hào)、車牌號(hào)、司機(jī)及聯(lián)系電話等。沒(méi)有長(zhǎng)期合作的拖車公司也可讓貨代安排貨運(yùn)事宜并在向貨代支付本地費(fèi)時(shí)一并支付提貨相關(guān)費(fèi)用即可。

11.2．發(fā)送一份裝車資料給工廠，列明上柜時(shí)間、柜型、訂倉(cāng)號(hào)、訂單號(hào)、車牌號(hào)以及司機(jī)聯(lián)系電話。

11.3．要求工廠在貨柜離開(kāi)工廠后盡快提供一份裝貨通知給業(yè)務(wù)部，列明貨柜離廠時(shí)間、實(shí)際裝貨數(shù)量等，并記裝箱號(hào)碼和封條號(hào)碼作為提單的資料。要求工廠裝柜后一定要記住上封條。

12．委托報(bào)關(guān)

在拖柜同時(shí)將報(bào)關(guān)所需資料交給合作報(bào)關(guān)行，委托出口報(bào)關(guān)及做商檢通關(guān)換單。通常要給報(bào)關(guān)留出兩天時(shí)間（船截關(guān)前）。委托報(bào)關(guān)時(shí)，應(yīng)提供一份裝柜資料，內(nèi)容包括所裝貨物及數(shù)量，口岸，船公司，定倉(cāng)號(hào)，柜號(hào)，船開(kāi)截關(guān)時(shí)間，拖車公司，柜型及數(shù)量，本公司的聯(lián)系人和電話等。

13．獲得運(yùn)輸文件

13.1．最遲在開(kāi)船后兩天內(nèi)，要將提單補(bǔ)料內(nèi)容發(fā)送給船運(yùn)公司或貨代。補(bǔ)料要按L/C或客人的要求來(lái)做，并給出正確的貨物數(shù)量，以及一些特殊要求等，包括要求船公司隨同提單出的船證明等。

13.2．督促船公司盡快出提單樣板及本地費(fèi)用帳單。仔細(xì)核對(duì)提單樣本無(wú)誤后，向船公司書(shū)面確認(rèn)提單內(nèi)容。如果提單需客人確認(rèn)的，要先傳真提單樣板給客人，得到確認(rèn)后再要求船公司出正本。

13.3．及時(shí)支付運(yùn)雜費(fèi)等本地費(fèi)用，付款后通知船公司及時(shí)取得提單正本等運(yùn)輸文件。

14．準(zhǔn)備其他文件

14.1．商業(yè)發(fā)票：L/C要求提供的文件中，對(duì)商業(yè)發(fā)票要求最嚴(yán)格。發(fā)票的日期要確定在開(kāi)證日之后，交貨期之前。發(fā)票中的貨物描述要與L/C上的完全相同，小寫和大寫金額都要正確無(wú)誤。L/C上對(duì)發(fā)票的條款應(yīng)顯示出來(lái)，要顯示嘜頭。如果發(fā)票需辦理對(duì)方大使館認(rèn)證，一般要提前20天辦理。

14.2．FORM A原產(chǎn)地證書(shū)：FORM A原產(chǎn)地證要在發(fā)貨之前到檢驗(yàn)檢疫局申辦。需注意的是運(yùn)輸日期要在L/C的交貨期和開(kāi)船日之前，在發(fā)票日期之后。未能在發(fā)貨之前辦理的，要辦理后發(fā)證書(shū)，需提供報(bào)關(guān)單，提單等文件。經(jīng)香港轉(zhuǎn)運(yùn)的貨物，F(xiàn)ORM A證書(shū)通常要到香港的中國(guó)商檢公司辦理加簽，證明未在港對(duì)貨物進(jìn)行再加工。目前市面上有許多代辦FORM A證的服務(wù)，可根據(jù)需要找人代辦。

備注：FORM A，就是普惠制原產(chǎn)地證明書(shū)，它是具有法律效力的我國(guó)出口產(chǎn)品在給惠國(guó)享受在最惠國(guó)稅率基礎(chǔ)上進(jìn)一步減免進(jìn)口關(guān)稅的官方憑證。目前給予我國(guó)普惠制待遇的國(guó)家共38個(gè)。

14.3．一般原產(chǎn)地證 (CO,也就是certificate of origin)：一般原產(chǎn)地證可在中國(guó)貿(mào)易促進(jìn)會(huì)辦理，要求低一些?？稍诎l(fā)貨之后不太長(zhǎng)的時(shí)間內(nèi)補(bǔ)辦。如果原產(chǎn)地證書(shū)要辦理大使館加簽，也和發(fā)票一樣要提前20天辦理。目前市面上有許多代辦原產(chǎn)地證的服務(wù)，費(fèi)用一般在100-200元之間，可根據(jù)需要找人代辦。

14.4．裝運(yùn)通知：一般是要求在開(kāi)船后幾天之內(nèi)，要通知客人發(fā)貨的細(xì)節(jié)，包括船名，航班次，開(kāi)船日，預(yù)計(jì)抵港日，貨物及數(shù)量，金額，包裝件數(shù)，嘜頭，目的港代理人等。有時(shí)L/C要求提供發(fā)送證明，如報(bào)告書(shū)，發(fā)函底單等，注意按客人要求的時(shí)間內(nèi)辦理。

14.5．裝箱單：裝箱單應(yīng)清楚地表明貨物裝箱情況。要顯示每箱內(nèi)裝的數(shù)量，每箱的毛重，凈重，外箱尺寸。按外箱尺寸計(jì)算出來(lái)的總體積要與標(biāo)明的總體積相符。要顯示嘜頭和箱號(hào)以便于客人查找。裝箱單的重量，體積要和提單相符。

15．交單

15.1．采用L/C收匯的，應(yīng)在規(guī)定的交單時(shí)間內(nèi)備齊全部單證并嚴(yán)格審單，確保沒(méi)有錯(cuò)誤才交銀行議付。

15.2．采用T/T收匯的，在取得提單后馬上電郵提單復(fù)印件給客人付款，確認(rèn)收到余款后再將提單正本及其他文件（PI,PL,FORMA或CO）寄給客人。切勿在沒(méi)有收到尾款時(shí)就將正本寄給客戶，客戶一旦拿到提單正本便可以從目的港提貨，增加了供應(yīng)商收款的風(fēng)險(xiǎn)。付款條款是100%T/T in advance的客戶，可以在發(fā)貨前就和貨代溝通選擇提單電放服務(wù)。

16．業(yè)務(wù)登記：每單出口業(yè)務(wù)在完成后要及時(shí)做登記，便于以后查詢統(tǒng)計(jì)等。

17．文件存檔：所有的文件、L/C和議付文件必須留存一整套以備查用。

在外貿(mào)單證交易中，風(fēng)險(xiǎn)難以完全避免，我們整理了5個(gè)風(fēng)險(xiǎn)防范建議，希望能夠幫助大家更好地應(yīng)對(duì)外貿(mào)單證交易中的風(fēng)險(xiǎn)。

1了解清楚相關(guān)法律法規(guī)

為了整頓和規(guī)范市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)秩序，國(guó)家制定了一系列進(jìn)出口法律法規(guī)，因此，正確掌握和運(yùn)用這些法律法規(guī)可以規(guī)范進(jìn)出口業(yè)務(wù)的運(yùn)作，起到積極有效的防范作用。

在出口業(yè)務(wù)中，運(yùn)用《涉外經(jīng)濟(jì)合同法》、《對(duì)外貿(mào)易法》、《海關(guān)法》、《產(chǎn)品質(zhì)量法》、《出口收匯核銷管理辦法》、《出口貨物退（免）稅若干問(wèn)題的規(guī)定》、《商品檢驗(yàn)法》等法律法規(guī)的有關(guān)條款進(jìn)行比照，分析本筆出口業(yè)務(wù)的不規(guī)范之處和風(fēng)險(xiǎn)大小，最后決策運(yùn)作與否。

2進(jìn)行資信調(diào)查

在對(duì)外貿(mào)易時(shí)選擇交易對(duì)象非常重要，需要慎重考察對(duì)方身份的真實(shí)性，查清對(duì)方的資信情況。如看營(yíng)業(yè)執(zhí)照的正本和副本，并對(duì)正本、副本的真實(shí)性進(jìn)行驗(yàn)證；考察對(duì)方資產(chǎn)信用的真實(shí)性和履約能力，了解其開(kāi)設(shè)的基本帳戶和經(jīng)營(yíng)活動(dòng)情況，如生產(chǎn)加工能力、出口許可、原材料供應(yīng)、貨源等。當(dāng)事人的資信情況關(guān)系到其有無(wú)承擔(dān)債務(wù)責(zé)任的能力和有無(wú)履約誠(chéng)意。

3運(yùn)用規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)手段

為防止信用證欺詐，作為出口商應(yīng)盡量使用C組貿(mào)易術(shù)語(yǔ)（如：CFR、CIF、CPT、CIP等）。另外，要嚴(yán)格審核單證，加強(qiáng)對(duì)假冒信用證、“軟條款”信用證的識(shí)別，一旦發(fā)現(xiàn)，應(yīng)提出修改信用證。

4簽訂嚴(yán)謹(jǐn)?shù)暮贤?/span>

如在合同里面訂立品質(zhì)條款、認(rèn)證條款、價(jià)格條款、檢驗(yàn)條款、索賠條款、支付條款、運(yùn)輸條款、定出詳盡的規(guī)格、要求等，并要求對(duì)方出具法人代表或委托書(shū)簽字的文書(shū)。

5保存好各類單證

建議出口企提前制定單證保管制度，把外貿(mào)單證按照年份、進(jìn)出口、關(guān)區(qū)等規(guī)則分門別類歸入相應(yīng)的檔案盒，從接單開(kāi)始到催款對(duì)賬，均做好審查把關(guān)，保留好書(shū)面文件。

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